ECD staat voor elektronisch cliëntendossier. Daarin leggen verpleegkundigen, behandelaars en andere zorgprofessionals alle relevante gegevens vast rondom hun cliënt. Denk bijvoorbeeld aan welke vorm van zorg geboden wordt, financieringsvormen en facturatie. Dit is belangrijke informatie, maar vastlegging hiervan zorgt óók voor veel administratiedruk. Dat wil zeggen: als je niet voor uitbesteden kiest. CareRatio’s ECD Direct-team is daarvoor je partner. In dit interview vertelt teamleider Briënne Wagenaar hoe wij zorgorganisaties kunnen ontzorgen. “Je hebt één vaste contactpersoon en daar staat een compleet team achter.”
“ECD Direct is zowel een product als een dienst. Je krijgt een elektronisch cliëntendossier dat is ingericht naar de wensen van jouw organisatie en personeel. We richten ons op kleine tot middelgrote zorgbedrijven, zo tot de 2500 cliënten. Ons team neemt vervolgens de backoffice-werkzaamheden rondom het ECD over, om de administratiedruk weg te nemen.”
Briënne vervolgt: “De regels rondom zorgadministratie veranderen vaak, wat specialistische materie is. Wij ontzorgen ook op dat gebied, zodat jij weinig van die veranderingen merkt. Trouwens, ook als je een ZZP’er bent, ben je ook van harte welkom bij ons. Zoals bijvoorbeeld een zelfstandige wijkverpleegkundige. Zorgmedewerkers willen zich immers het liefst zoveel mogelijk bezighouden met hun cliënten en zo min mogelijk met declaraties en andere administratie. En het mooiste dat we kunnen horen, is dat we echt aanvoelen als onderdeel van het zorgbedrijf zelf en niet als een externe partij. Dit bereiken we door nauw samen te werken met onze klanten.”
“Je moet het je zo voorstellen: jij hebt een vaste contactpersoon, en daar staat weer een heel team achter. Dit team wordt ondersteund door de expertise en ervaring van CareRatio als organisatie. Iedereen binnen ons team heeft bepaalde focusklanten, van wie je elk detail kent. Maar we gaan ook als team elk jaar alle klanten langs. Daardoor ontstaat er een goed beeld van onze partners en wordt die informatie ook intern beschikbaar, mocht iemand tijdelijk even iets over moeten nemen”, legt Briënne uit. “Ook wordt tijdelijk opschalen zo gemakkelijker. We zorgen ervoor dat we onderling kennis en ervaring uitwisselen. Een voorbeeld van welke ondersteuning jou dat oplevert: elke maand kijken we met een groepje mensen naar de moeilijkere casussen. Dan hoef je die niet in je eentje op te lossen, maar krijg je de hulp van bijvoorbeeld zes collega’s.”
“De samenwerking begint met een intake, zodat we jouw organisatie goed leren kennen. We gaan immers voor een langdurig partnerschap. Een van de belangrijkste aandachtspunten, is het uitzoeken wat je wel en juist niet nodig hebt van het Pluriform Zorg ECD.” Briënne vertelt ons waarom: “Niemand hoeft alle functionaliteiten te gebruiken. Hoewel de meeste zorgprocessen op elkaar lijken, zijn er altijd kleine verschillen. Die vragen om een stuk inrichting in het ECD die verder gestandaardiseerd is. Daarom blijven we gedurende het hele traject zorgen voor trainingen en begeleiding bij veranderingen. Uiteindelijk werken we toe naar het bevorderen van inzicht en groei bij je organisatie. Dat doen we door jou regelmatig vragen te stellen én te kijken waardoor je geprikkeld wordt.”
“We hebben er weer een aantal mooie klanten bijgekregen in 2024, waar we natuurlijk ontzettend trots op zijn. Jados bijvoorbeeld heeft afgelopen jaar voor ons gekozen. Deze organisatie draagt de zorg voor 2500 cliënten met een vorm van autisme. Maar we hebben ook kleinere partners erbij gekregen, zoals het gezinshuis Dame La Mano. Daar zitten zes cliënten.” Briënne vertelt trots verder: “Gezinshuizen zijn trouwens een mooi voorbeeld van kleinere zorgaanbieders die bewust voor onze dienstverlening kiezen. Als je met een klein team bent, is de kans veel groter dat je als zorgmedewerker zelf administratieve taken moet uitvoeren. Dan wordt de drempel veel lager om de backoffice uit handen te geven. En om onze klanten goed te blijven bedienen, zijn we als CareRatio zelf ook gegroeid.”
Briënne: “Door die explosieve groei en onze strakke planningen, staat er best wat druk achter – maar daar presteren we goed onder. Zo zijn er bijvoorbeeld twee nieuwe rollen binnen het team gekomen, voor mijn collega Marit en mij: respectievelijk informatieadviseur en teamleider. We hangen nu op een hoger niveau boven onze collega’s en klanten en zorgen ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden minder verstoord worden. Ook zorgen we voor ruimte voor verdieping en evaluatie. En het waar nodig collega’s laten bijspringen. Persoonlijk probeer ik elke dag al mijn collega’s op niveau te brengen, door kennis te delen. Dat doen we op een speelse manier: met escape rooms.”
“Laat je ontzorgen en wees niet bang om hulp te vragen. Je mag ons altijd bellen. In de eerste twee maanden van de samenwerking is het meestal stil, maar dat is nergens voor nodig. Stel gerust al je vragen en dan geven wij antwoord. Zo leren we van elkaar. Wij helpen jou graag om anderen te helpen.”
Wil je je ECD-werkzaamheden uitbesteden, of heb je nog vragen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende demo.